Cara Efektif dan Efisien Membuat Press Release

Pada dasarnya press release (siaran pers)  adalah sebuah berita. Tapi, berbeda dengan berita pada umumnya, press release memiliki tujuan-tujuan tertentu. Ia dibuat oleh sebuah organisasi, oleh tim –misalnya Divisi public relation- dengan  tujuan tertentu.  Karena itu bisa disebut sifatnya tidak netral –subyektif.  Dengan demikian,  pers release memang  “bukan berita biasa.” Tujuan press release, antara lain, adalah: memberi informasi baru (produk, promosi, kebijakan, keputusan dll), mengklarifikasi suatu hal, dan membentuk pencitraan (perusahaan, lembaga, maupun perorangan).

Memberi informasi baru, misalnya, mengabarkan terjadinya perubahan dalam struktur Direktorat Jenderal Anggaran

Mengklarifikasi, misalnya, memberi informasi hal yang benar atas suatu pemberitaan yang dinilai tidak benar dan merugikan  –termasuk yang belum beredar di media resmi (Tapi sudah ramai diperbincangkan, misalnya, lewat facebook, twitter dll).

Pencitraan, misalnya, memberitakan kegiatan atau aktivitas perusahaan, lembaga dalam kegiatan sosial sehingga diketahui publik dan positif di mata publik.

Karena pada dasarnya press release adalah sebuah  berita, maka kaidah-kaidah press release juga mengikuti  “kaidah universal” berita. Dia mesti memiliki unsur 5 W (What, Where, When, Why, Who) dan 1 How. Yakni, apa yang terjadi (What); di mana peristiwa itu terjadi (Where);  kapan peristiwa itu terjadi (When); Kenapa bisa terjadi (Why); Siapa saja yang terlibat dalam peristiwa itu (Who), dan bagaimana runtutan detail kejadiannya (How).

Tanpa mengikuti kaidah ini, maka sebuah press release bisa gagal dalam memenuhi tujuannya. Ia gagal karena tidak memenuhi syarat berita.

Membuat Press Release  Tepat Sasaran

1.      Identifikasi Sasaran dan Media

Pembuat press release mesti mengidentifikasikan kepada siapa siaran pers tersebut akan disampaikan. Kepada media jenis apa saja  siaran press diharapkan dimuat (cetak, online, televisi, majalah dll). Pada hari apa, pekan apa, bulan apa, siaran press itu diharapkan akan muncul. Semua identifikasi “peta media” ini akan membuat tujuan pembuatan press release lebih mudah  tercapai.

Dengan identifikasi media ini, misalya, tim PR, jika perlu,  bisa membuat strategi pemberitaan. Apakah serentak dimuat, sambung menyambung dsb? Dengan demikian bisa dirancang pula, apakah undangan atau pertemuan (press conference)  dilakukan bersamaan dengan semua media, dibedakan berdasarkan jenis media dan sebagainya, kendati tujuannya sama: menyebarkan informasi dari sisi perspektif perusahaan/lembaga.

2.      Isi Press Release

Siaran pers yang bagus, pertama-tama ia harus clear/jelas dan  menarik. Jelas dalam pengertian menyangkut, informasi yang diberikan (angka, urutan peristiwa, nama narasumber kompeten, tata bahasa baik dan efektif, alinea yang tidak bertele-tele)  dan menarik,  dalam arti masalah yang disampaikan, dan teknik penulisan. Pengertian menarik di sini juga berkaitan dengan “nilai sebuah berita” yakni menyangkut: pertama kali terjadi, angka atau suatu jumlah yang besar, nama besar, lembaga, pertama kali terjadi, unik dll.

Karena itu, sebelum membuat  press release, tim penulis mesti merumuskan masalah yang akan disampaikan, sumber-sumber yang diwawancarai untuk “menguatkan” isi press release, dan data-data yang disampaikan. Sebelum diedarkan isi press release mesti dicek berkali-kali, baik isi, data, kalimat per kalimat, istilah-istilah, dan nama narasumber agar tidak terjadi kekeliruan sekecil apa pun.

3. Format Press Release

Press release sebaiknya dibuat dengan format hardnews atau pemberitaan dengan sistem piramida terbalik. (Unsur berita paling penting berada dalam alinea paling atas, dan semakin ke bawah berisi informasi tambahan).

Dengan format ini, maka memudahkan media untuk memangkas tanpa menghilangkan esensinya jika press release itu dinilai terlalu panjang. Press release sebaiknya ringkas, maksimal 1 sampai 1, 5  halaman dan jika ia dibagikan kepada wartawan lebih baik dibuat dalam  dua spasi dengan tujuan memudahkan dan memberi ruang wartawan memberi catatan atas data-data yang disampaikan dalam press release tersebut.

Judul sebuah press release mesti menarik, tapi tidak bombastis, dan sebaiknya tidak lebih dari tiga atau empat kata. Cantumkan pula dalam press release tersebut, siapa yang dihubungi jika ada pertanyaan lebih lanjut (dari tim PR) atau telepon narasumber penting, atau juga rujukan (situs berita, buku dsb) jika media memerlukan informasi atau hal-hal yang berkaitan dengan isi press release tersebut.

4.      Menyampaikan Press Release.

Press release bisa disampaikan dengan mengirimkan langsung ke media yang dituju, menggelar pertemuan (jumpa pers) atau gabungan keduanya. Hal yang harus diperhatikan: waktu pertemuan/jumpa pers. Jika jumpa pers, sebaiknya pagi hari dengan waktu yang tidak panjang dan narasumber yang  kompeten pasti hadir.

Dalam keadaan tertentu, sebuah lembaga kadang harus mengeluarkan press release dan tak mungkin mengundang wartawan. Dalam kondisi demikian, yang terpenting press release tersebut dikirim beberapa jam sebelum tenggat (deadline) media tersebut dan dipastikan telah diterima media bersangkutan.

5.      Hal-hal terlarang

Ada sejumlah hal-hal yang mesti dihindarkan berkaitan dengan pembuatan siaran pers atau  jumpa pers ini. Antara lain:

(a) Jika press release dikirimkan via faks atau email, pastikan nama media sesuai yang dituju (jangan sampai tertulisKompas dikirim ke Koran Tempo). Jika mengenal wartawannya, tujukan pula khusus pada wartawan tersebut.

(b). Jika jumpa pers diadakan di luar kantor, pilih tempat yang mudah dijangkau wartawan.

(c). Jangan membeda-bedakan wartawan atau media. Terkenal, terkemuka atau tidak, perlakukan  sama

(d). Tepat waktu dan jangan molor.

(e). Hindari pembicaraan satu arah, biarkan terjadi tanya jawab

(f). Hindari jawaban  No Comment!

(g). Jika wartawan menanyakan hal di luar materi jumpa pers dan tidak ingin dijawab saat itu, sampaikan dengan bijak, misalnya, “nanti setelah acara ini saya sampaikan.”

(h). Jangan membatasi wartawan yang datang atau mengusir wartawan yang tidak diundang. Selama ia jelas dari media dan memiliki kepentingan atas informasi itu persilakan masuk. Jika bukan media, katakan ini khusus untuk media.

(i). Jangan lakukan jumpa pers mendadak, kecuali keadaan darurat dan itu mesti diterangkan dengan bertatap muka.